胡一刀

　　“但……如果我不先将她诱入‘圈套’，我是永远不能把电器卖给这位守财奴式的荷兰妇女的。” 　　事实上，即使是我们的朋友，也宁愿对我们谈论他们自己的成就而不愿听我们吹嘘自己的成就。法国哲学家罗西法考说：“如果你要树敌人，就胜过你的朋友；但如果你要得到朋友，那就让你的朋友胜过你。” 　　为什么会如此？因为当我们的朋友胜过我们时，他们获得了一种自豪感；但当我们胜过他们时，他们会产生一种自卑感，并引起猜忌与嫉妒。 　　德国人有一句俗话：“最纯粹的快乐，是我们从别人的困境中所得到的快乐。”是的，你的有些朋友，恐怕从你的困境中比从你的胜利中得到的满意更多。所以不要时时向他人夸大自己的成就，我们要谦逊，这样永远能使人喜欢。 　　我们应当谦逊，因为你我都没有什么了不得的。你我都要逝去，过百年之后完全被人遗忘。生命过于短促，不要总是谈论我们小小的成就，使人厌烦；反之，我们要鼓励他人说话。 　　所以，如果你要使人信服你，就应该记住让对方多说话。 　　小节之处要检点 　　有的人认为“不拘小节”是一种潇洒，一种成就大事的风格。实际上，我们于小节处更应检点。紧要的关头，大家都会以最佳状态小心应战，而日常琐碎细节，则是一个人的天性、本质、修养的自觉流露，这些地方往往将人的言谈举止反映得更客观更全面。 　　今天，有的人很少注意检点小节，他们将轻浮视为洒脱，将放荡不羁视为追求个性。这种认识上的错误，使他在人生旅途上、与人相处时处处碰壁。有的人在工作单位上班、下班，与人见面从来不与人打招呼，对面来人了赶紧将头扭向一旁。他获得了一点成绩，更加我行我素旁若无人，当他失败时，没有得到别人一点的安慰和帮助，大家的评语竟是“活该”“应有此报”，这样的结局多令人心寒啊。如果他平时能放下自己的那副趾高气扬、不可一世的派头，与周围的人多沟通点，又怎么会落得如此狼狈的下场呢？ 　　不要小瞧了和别人沟通这一细节。虽然与人沟通感情的最初阶段只是打招呼，但不要忘记，在人的内心里有思想和感情两个方面。心与心之间的轴要想系上轮带，最初的方法就是打招呼，由陌生到认识再熟悉，然后才易于沟通、交流思想。如果连最简单的如“您好”“再见”等等日常的招呼也不会的人，怎么能称得上是一个成功的社会人士呢？人生活在社会上，还得受社会环境的制约和诱导，不可能不与周围的人接触，你不拘小节，难道你周围一般交往的人也不拘小节吗？ 　　在交往时，言行举止往往与人的内心世界联系在一起，因此对于个人的言行举止，也必须注意。因为这些言行可能会使对方产生对你的好恶，从而在一定程度上影响交往的成败。尤其应该注意的是，尽量不要招致对方的不愉快，这种损人利己的事情，一定要严加禁止，即所谓“严于律己，宽以待人”。我们总要时时反省、检视自己的举止言行，虽然只是一些小节，平时稍加注意才会让对方对你有好感。 　　有的人交谈过久就习惯使用口头禅，甚至时常讲“不可以”“不行”这一类否定词语，这种人给人的印象多半是不好。此外还有一种人服装不整、不注意卫生，给人不洁之感，或常做些不雅的动作，以及态度冷漠、公私不分等等，都必须好好注意，加以改善。“入乡随俗”，是一句大家都很熟悉的谚语，每个人的举止言行都是环境的产物，但人是能动可变的。要改造环境，首先必须适应环境。这点任何人都需要注意。 　　与人交往时，只要你静静地观察别人，你会发现，下面讲到的几点，就是交际中大部分人公认的恶劣态度。不知你自己是否注意到了这些细节？ 　　就表情而言，应注意的态度，主要有： 　　（1）自鸣得意的态度，傲慢的态度，不屑的态度——这会伤害对方的自尊心。 　　（2）不稳定的态度——说一些没有自信心的话，而使听的人无法信任你。 　　　

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　　（3）卑屈的态度——被视为傻瓜、无能，会让人低估你的实际能力以至被人从骨子里看不起，过度热衷于取悦于别人，很难给人好印象。 　　（4）冷淡的态度，倔强的态度——使人感觉不亲切，缺乏投入感，态度过于严肃，以使男性敬而远之的女性为多。 　　（5）不识时务的态度——如在酒席上谈论严肃的话题，如诉说悲哀的事情时，脸上无任何表情，或只知谈论个人兴趣，从不理会别人的感觉和反应。 　　（6）随便的态度——给人马马虎虎、消极的感觉，反应过激，语气浮夸粗俗，满口俚语粗话。 　　以上所举的态度，应该随时注意，应避免这些不良态度在与人交往中表现出来。 　　就动作而言，应注意的姿势或动作，主要有： 　　坐要有坐相，不要随便左右晃动，如果是女士的话两腿要并拢；站立时膝盖要伸直，腰板要直，不要抖腿，不要撅臀部；不要抓头搔耳，两手应自然垂放在两侧，或是轻放在前面；不要玩弄或吮吸手指，尽量不要跷脚；表情温和，有亲切的眼神和饱满的精神。 　　有的人说话时喜欢将手插在口袋里，有时还坐在桌子上，这不是好的习惯，这是一种过于散漫、过于随便的讲话方式。在交谈时，将手插在口袋里，不仅很难令对方接受，而且容易让人产生不良的印象，尤其是在多数听众面前，这种姿态会使周围的人觉得这位发言者只沉迷于自己的世界之中，而将他人看作较自己低下，且表现欲望非常强，使人感觉到别人不可超越他。不管你有没有这种傲慢的想法，但这种姿势，很容易让人误以为你就是这样一种人。 　　上面说到的，都是人际交往中需要注意的小节，但我们并不是提倡处处都谨小慎微，缩手缩脚，婆婆妈妈。如果有人要钻牛角尖，要钻死胡同，对付这种人最有效的方法便是保持沉默了。 　　不要口是心非 　　今天，人们有一种普遍的心理：不信任。造成这种心理的原因之一大概是生活中“口是心非”的人太多了。口是心非，毫无疑问，就是表面上说得天花乱坠，而内心却全非如此；表面上对你百依百顺，而实际上却是我行我素；嘴里说着对你的赞誉之词，而内心却在诅咒你不得好死……试想一下，如果长期生活在这些人当中，吃过几次亏之后，不论是谁都会增强戒备之心，对别人的话加上几个问号。但是话又说回来，如果每个人都变成了这样，都像戴着一幅面具那样(而且是慈善面具)，那生活还有什么意思呢？人与人之间的真诚、友爱到哪里去找呢？所以说，我们每一个人，特别是年轻人，要努力去扭转这个局面，要学会真诚，切不可做个口是心非的人。 　　口是心非，对别人不真诚，会使你失去许多宝贵的东西。就像上面说的，你对别人人前一套，人后一套。反过来，别人对你也会如此，仔细想一想，这样的生活你还会觉得有意思吗？每天都要去琢磨别人讲的每一句话，哪句话是真的，哪句话是假的，时间就会在你的眼前无声无息地流逝掉。生活中其他的事你就会无暇顾及。 　　口是心非的人最善于勾心斗角。因为他每天都在考虑如何表面应付别人，行动上又如何去算计别人。与这种人为伍是非常危险的。因为你不知道他心里到底是怎么个想法。在文学史上，《伪君子》中的达丢夫是口是心非的最典型的代表，他已成为“伪善、故作虔诚的奸徒”的代名词。他表面上是上帝的使者，虔诚的教徒，而实际上则是个色鬼，是个贪财者；他表面上对奥尔贡一家恭维，而实际上则用最卑鄙的手段去谋害这一家人。可以说他是个表面上好话说尽，实际上则是坏事做绝的最无耻、最卑鄙的小人。但是他最终的结局呢？他的这一套无耻的手段终于被人识破了，西洋镜最终被人揭穿，达丢夫成了万人唾弃的小人。他整天苦心于算计别人，最终倒把自己推进了万丈深渊。 　　口是心非与虚伪可以说是等同语。因为口是心非的人为了掩饰自己内心的想法，必然要用谎言去应付别人。谎言说多了，被别人识破了，他也就成为了一个虚伪的人。我想，只要有点自尊心的人是不愿被别人称为“伪”人的。一旦在别人的心目中是个虚伪的人，那你的生活将是很痛苦的，到处是不信任的眼光，到处是不信任的口吻，转过身来人们对你应付一下，转过身去你将成为众矢之的，那滋味真是难受极了。

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　　作伪或说谎，即使可能在某些场合发挥作用，但总之，其罪恶是远远超过其益处的。因为经常作伪者绝不是高尚的人而是邪恶的人。当然，一个人不可能一下子就变坏。一个人起初也许只是为了掩饰事情的某一点而作一点伪事，但后来他就不得不做更多的伪事，说更多的谎话，以便于掩饰与那一点相关联的一切。总结起来，做伪事说谎话，口是心非大概出于以下几种目的：其一是为了迷惑对手，使对方对自己不加防备，以便达到自己的目的；其二是为了给自己留一条退路，这也是为了保全自己，以便再战；其三，则是以谎言为诱饵，探悉对手的意图，这种人是最危险的。 　　西班牙人有一句俗语：说一个假的意向，以便了解一个真情。也许这些目的有的可能不能算作太恶。但作为口是心非者，其说谎或作伪的害处却是很大的。首先，说谎者永远是虚弱的，因为他不得不随时提防被揭露，就像一只伪装成人的猴子一样，他要时刻防备被人抓住尾巴；其次，口是心非者最容易失去合作者，因为他对别人不信任、不真诚，别人也就以其人之道还治其人之身；再次，也就是最重要的一点是口是心非者终将失去人格——毁掉他人对他的信任。我想，世界上恐怕没有比失去人格更可悲、可痛的事了。 　　因此说，做人就要做个真诚的人，要言行一致。“口言之，身必行之。”墨子这句话是很对的。林肯讲过：“你能在所有的时候欺骗某些人，也能在某些时候欺骗所有的人，但你不能在所有的时候欺骗所有的人。”是的，在工于心计、算计别人中度过一生，是不可能的，即使可能也是很累、很痛苦的。坦诚的做人，用一颗真诚的心去对待别人，千万不要做一个口是心非的小人。 　　听人讲话有技巧 　　倾听之所以备受人们重视，不仅是因为倾听有助于对事物的了解，以及对说话内容的把握，同时，也是在与对方个性契合，心灵沟通。倾听别人说话表示敞开自己的心扉，坦诚地接受对方，宽容对方，因而导致彼此心灵融通。 　　那么，怎样才能正确地倾听对方的谈话呢？应注意做到以下几点： 　　1．主动积极 　　即对对方的感觉和意见表示出极大的兴趣，并且积极努力去听，去了解对方。如果有不明白的问题，就及时地问清楚。 　　2．要让对方把话说完，不要打断对方 　　有时，谈话并不是一下子就能抓住实质的，应该让对方有时间不慌不忙地把话说完，即使对方为了理清思路，作短暂的停顿，也不要打断他的话，影响他的思路。 　　3．要去体察对方的感觉 　　一个人感觉到的往往比他的思想更能引导他的行为，愈不注意人感觉的真实面，就愈不会彼此沟通。体察感觉，意思是指将对方的话背后的情意复述出来，表示接受及了解他的感觉，这样会产生很好的效果。 　　4．不要匆忙做结论 　　一个善于倾听的人，应该努力弄懂对方的谈话内容，完全把握对方的意思，然后再做结论。 　　5．要关怀、了解和接受对方 　　要鼓励他或帮助他寻求解决问题的途径，这种态度若是真诚的，不带虚假的，定能奏效。 　　6．要全神贯注地聆听，不要做无关的动作 　　对方谈话时，如果你东张西望，或低头只顾做自己的事情，或面露不耐烦的表情，这些都是不礼貌的，都会使对方对你产生反感。 　　7．不必介意对方谈话时的语言和动作特点 　　有些人谈话时常常带口头语或做一些习惯动作。对此，你不必介意，更不要分散自己的注意力，应将注意力放在对方谈话的内容上。 　　8．要注意反馈 　　聆听对方的谈话要注意信息反馈，及时验证自己是否已经了解对方的意思。你可以简要地复述一下对方的谈话内容，并请他纠正。这样将有助于你对对方谈话内容的准确理解。 　　9．交谈时，反应要冷静 　　一个善于聆听的人，总能控制自己的感情。过于激动，无论对讲或听的人来说，都会影响表达或听取的效果。

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　　10．要注意语言以外的表达手段 　　一个人的表达内容，并不一定都在他的话语中，因此在聆听对方谈话时，还要注意对方的声调、情调、态度以及手势、动作等，以便充分了解对方的本意。 　　11．要抓住主要意思，不被个别枝节所吸引 　　善于聆听的人，总是注意分析哪些内容是主要的，哪些是次要的，以便抓住问题的实质，避免造成误解。 　　12．要使思考的速度与谈话相适应 　　思考的速度通常要比讲话的速度快若干倍，因此在聆听对方谈话时，大脑要抓紧工作，勤于思考分析。如果对方在谈话时，你心不在焉，不动脑筋，对方谈话的内容又记不住，不得不让对方重复谈话内容，这样就很耽误时间，影响工作效率。 　　13．不要总想占主导地位 　　不要表现自己，好像无所不知，只有自己才能给对方以启发。自以为是的人，往往最不会聆听对方的谈话。 　　14．转移话题 　　不要因为你不喜欢某人的说话方式就认为他令人讨厌，不是看他们怎样说，而是要听讲话者在说什么，如果谈话者的话题使你厌烦，你可以问一个相关的问题，把话题转移到你感兴趣的话题上来。 　　15．耐心地倾听 　　在听对方谈话时，不要因为对方的叙述平淡而漫不经心，也不要在别人结结巴巴讲不清时，流露烦躁和责怪的神情，更不应在别人讲不同意见时，听不下去而反驳或争吵。 　　16．避免出现沉默 　　在谈话中，听者要有响应地听，不要出现沉默现象，可以采用提问、赞同、简短评论、复述对方的话、表示同意等方法。比如，“你的看法呢？”“再详细谈谈好吗？”“我很理解”“想像得出”“好像你不满意他的做法”等。 　　听别人说话，并不是默默地听，而应积极地“点头”，以专心的态度、眼神、表情、体态等作出积极的反应。表示全神贯注的聆听。尤其重要的是要能适当地与说话者相呼应，使双方的交谈奏出和谐的乐曲。 　　17．恭听的神态 　　神态是人的内心世界的外在显露。我们在听对方谈话的时候，不仅要有良好的听辨能力，而且，还要表现出洗耳恭听的神态。表示尊重对方，从而增强说话者的信心，达到有利于交谈的目的，提高交谈效果。 　　18．表示赞赏 　　做一个友善、同情而有耐心的倾听者，对于别人的谈话，真诚地表示赞赏，提出别人感兴趣的问题，鼓励他们谈论自己及其所获得的成就。 　　通过以上的介绍，便可说明，善于听人说话是一种[url=http://www.66book.net/Search.asp?Key=%D2%D5%CA%F5]艺术[/url]，如果听者态度诚恳，则说话的人思维与心情都将随之高涨、顺畅，因而谈笑风生、妙语连珠，提出许多新颖的构思、发表许多独特的见解，使谈话的气氛融洽而愉快。相反，如果听者表现出不耐烦，甚至中途打断对方的谈话，并加以反驳，那么交谈就无法进行下去，我们应避免这样的情况发生。 　　专心地倾听是我们能向别人表达敬意的方式之一，当你周围的人意识到你能耐心倾听他们的意见时，他们自然会跟你亲近，对你表示好感，这样，你就可以与许多人进行思想和感情上的交流，从而建立广泛的人际关系。 　　做 事 篇 　　天底下的好事不会让一人占全。成功者与失败者的根本区别，就在于对自身的优势和局限有没有清醒的认识，有没有办事的章法，有没有健康的心态…… 　　第五章　办事效率 　　办事讲究条理 　　“办事条理化”被美国哈佛经典教材《管理之门》列为管理人必须做到的一项基本工作。难怪美国通用公司总裁韦尔奇将“做事没有条理”列为许多公司缺乏效益的一大重要原因。 　　工作没有条理，同时又想把蛋糕做大的人，总会感到手下的人手不够。他们认为，只要人多，事情就可以办好了。其实，你所缺少的不是更多的人，而是使工作更有条理、更有效率的规划。由于你办事不得当、工作没有计划、缺乏条理，因而浪费了大量员工的精力和体力，最后还是无所成就。

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　　没有条理、做事没有秩序的人，无论做哪一项事业都没有功效可言。而有条理、有秩序的人即使才能平庸，他的事业也往往有相当的成就。 　　大自然中，未成熟的柿子都具有涩味。除去柿子涩味的方式有许多种，但是，无论你采用哪一种方式，都需要花一段时间来熬熟。 　　任何一件事，从计划到实现的阶段，总有一段所谓时机的存在，也就是需要一些时间让它自然成熟的意思。无论计划是如何的正确无误，总要不慌不忙、沉着地等待更合适的机会到来。 　　假如过于急躁而不甘等待的话，经常会遭到破坏性的阻碍。因此，无论如何，我们都要有耐心，压抑那股焦急不安的情绪，才不愧是真正的智者。假若连最起码的等待都做不到的话，那么是不会成功的。 　　一位企业家曾和我谈起过他遇到的两种人。 　　有个性急的人，不管你在什么时候遇见他，他都表现得风风火火的样子。如果要同他谈话，他只能拿出数秒钟的时间，时间长一点，他会伸手把表看了再看，暗示着他的时间很紧张。他公司的业务做得虽然很大，但是开销更大。究其原因，主要是他在工作安排上七颠八倒，毫无秩序。他做起事来，也常为杂乱的东西所阻碍。结果，他的事务是一团糟，他的办公桌简直就是一个垃圾堆。他经常很忙碌，从来没有时间来整理自己的东西，即便有时间，他也不知道怎样去整理、安放。 　　另外有一个人，与上述那个人恰恰相反。他从来不显出忙碌的样子，做事非常镇静，总是很平静祥和。别人不论有什么难事和他商谈，他总是彬彬有礼。在他的公司里，所有员工都寂静无声地埋头苦干，各样东西也放置得有条不紊，各种事务也安排得恰到好处。他每晚都要整理自己的办公桌，对于重要的信件立即就回复，并且把信件整理得井井有条。所以，尽管他经营的规模更大过前述商人，但别人从外表上总看不出他有一丝一毫的慌乱。他做起事来样样办理得清清楚楚，他那富有条理、讲求秩序的作风，影响到他的全公司。于是，他的每一个员工，做起事来也都极有秩序，一片生机盎然之象。 　　你工作有秩序，处理事务有条有理，在办公室里绝不会浪费时间，也不会扰乱自己的神志，办事效率也极高。从这个角度来看，你的时间也一定很充足，你的事业也必能依照预定的计划去进行。 　　厨师用锅煎鱼，如不时地翻动鱼身，会使鱼变得烂碎，看起来就不觉得好吃。相反的，如果仅煎一面，不加翻动，将会粘住锅底或者烧焦。最好的办法是在适当的时候，摇动锅子，或用铲子轻轻翻动，待鱼全部煎熟，再起锅。 　　不仅是烹调需要秘诀，做一切事都得如此。当准备工作完成，进行实际工作时，只需做适度的更正，其余的应该让它有条不紊、顺其自然地发展下去。 　　人的能力有限，无法超越某些限度，如果能对准备工作尽量做到慎重研究的地步，至少可以使能力得到更大地发挥。 　　今天的世界是思想家、策划家的世界。唯有那些办事有秩序、有条理的人，才会成功。而那种头脑昏乱，做事没有秩序、没有条理的人，成功永远都和他擦肩而过。 　　防止浪费时间 　　工作绝大部分是在办公室内度过的，如果能把办公室布置成一个高效率的场所，使它极大地满足工作的高效化的需求，那么时间将会大大地被节省下来。 　　但是，办公室常常变成了堆放各种文件和不常用参考资料及废旧报纸的地方，而不是老板希望借以提高工作效率的场所。 　　鉴于此，越来越多的老板已经开始注意整理自己的办公室，这也反映了他们井井有条，随时不忘争取时间的观念。 　　作为办公室主要部分的办公桌，如果有选择余地的话，最好选择一张适合个人工作需要的办公桌。考虑抽屉的数量是否足够，以尽量减少桌面的凌乱；是否备有特殊指南的个人档案夹。 　　能为办公室带来更佳便利的工作条件的几种办法。 　　1．保持办公室有条不紊

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　　在家具安排上，不管你是否意识到，事实上你把自己的家居安排得井井有条：床放在卧室内，炉子在厨房内，电视机则一定会放在你最喜欢舒展身体、放松自己的地方。 　　而对于办公室来说，许多人常常不知不觉地将其布置成实际上会妨碍工作效率的布局。如档案找不到或者是放错了地方；各种文件或资料堆积如山；桌上一片凌乱。这主要是不懂得如何像布置自己的家具一样布置办公室。 　　作为一个最有效率的办公室，应当划分三个不同领域的空间，分别是： 　　（1）工作区，即每天执行工作的区域。 　　（2）贮藏区，即存放所需资料或文件的区域。 　　（3）接待访客区，即接见来访客人并交谈的区域。 　　一个最有效率的办公室，应当是三个区域划分最明确的办公室。 　　保持办公室有条不紊，应注意以下三个方面： 　　(1)安排好工作场所的结构。假如工作场所的结构不符合每日工作的要求，那么就改变空间设置，这样每天都可以省下几百步路。多走路就等于是浪费时间和精力，因此需要重新安排重要的设备、储存室、办公桌和电话的位置，以节省大量的时间。 　　当然，你可以找专做办公室和工作场所设计的顾问提供专业建议，借助专家，帮你研究工作路线，重新安排空间与设备，改善工作效率。 　　(2)买办公用具不要怕花钱。买下任何提高工作效率的用具，别心疼所花的一点钱。试算一下，如果每天能省下一两分钟，每年就可节省好几个小时。而高效率的时间又是无法用金钱能衡量的。 　　纽约市CHS规划设计公司的总裁安尼塔·科里发现公司的会客室、会议室及主管的办公室都过于铺张，而产品的生产和服务人员工作的场所却很简陋。科里说：“重点搞错了！许多年薪40000美元的人总以为买一辆价值20000美元，可以保用4年的车子不算是奢侈。车里配备依人体力学设计的椅子，不但可以调整椅子的高度和椅子背的角度，还可以调整椅子与刹车板、方向盘之间的距离。但是他们一天在车子里的时间只有2小时～3个小时。然而坐上8个小时的办公室椅子却很少超过300美元，而且完全不能依个人体型进行调整，但只要多付300美元，就可以拥有可调节的椅子了。这样做都不是会花钱的人，因为把钱没有花在提高工作效率上，而是花在了排场上了。” 　　(3)不要把办公桌当成储藏室。一些非常成功的人士总是注意保持桌面的干净。因为保持干净，准备随时工作的感觉很好，桌面是主要的工作区域，应该只放置那些每天要用的东西，杂乱的桌子并不代表有创造力，只会显示其主人没有组织能力。 　　一位美国著名时间管理专家雷格·维特尔曾说：“桌子上的每一张纸就代表还没有做的决定。”追求工作效率的人应当尽量保持桌子上只放一样东西。除非所有的资料是为了协助做决定的，否则不要把纸张堆积在桌子上。 　　桌子上杂乱的东西会给你造成或多或少的压力。让你分心的东西越少，你全心全意处理手边工作的效率也就越高。 　　2．办公桌的布置 　　一些公司的经理，喜欢把他们自己的办公桌摆在面向外的地方，这样一来，他们可以纵观全场。 　　这种摆放的好处还有就是他们可以在接待访客时，仍能轻松地掌握全场；但是，也同样有缺点存在，那就是当每位公司的其他成员在办公室走动时，都会被分散注意力。 　　假如你是一位经理级人物，从时间管理的角度看最好是将自己办公桌的桌角对准其他公司成员的桌沿。这样，同事们就不会常常走过你的前面，以致挡住你的视线。 　　另外，这种摆放办公桌的角度和方式，还可以留下更大的空间，供你和同事们摆放其他的办公用具。 　　办公桌的摆放，最好不要面对窗户、走道，或者人来人往的走廊，这样可以避免许多不必要的事情。你没有必要费时间去同来来往往的人打招呼。 　　如果你是一位部门经理，在安排办公室的个人办公桌的位置时，还必须要考虑到办公桌和人员的配置问题。

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　　在每个办公室内，总会存在一些喜欢讲废话的人，这些人如果都凑在一起，那就很可怕，将会带来巨大的时间浪费。因此在你做好安排之前，必须要先了解各位同事的性格，尽量将爱说闲话的人分开，使他们无法找到“知音”，废话自然也就无法制造出来了。 　　另外，现在有一种时尚，那就是越来越多的企业经理们，喜欢随意增加自己办公桌的面积和数量，追求桌面越大越气派。然而这些大面积的办公桌也不过是为提供更多的地方来摊开文件罢了。其实，在办公桌上堆积文件是极不合适的，需要存放的书籍和文件都可以放在书架上。因而过大的面积的办公桌是毫无必要的。这样也能为你清理桌面，整理文件时省下更多的时间。在你需要交接工作的时候，也不必费大功夫，就能将所有的资料和文件理清楚。 　　3．整理办公桌 　　一张杂乱无章的办公桌必然会产生以下后果： 　　（1）无法控制工作。 　　（2）感到分心、疲劳，以及紧张。 　　（3）工作效率降低。 　　（4）使同事或其他目睹过办公桌面状况的人，对你留下不好的印象。 　　（5）不断地将重要的文件、通信纪录，以及计划等等放错地方。 　　（6）浪费时间。 　　美国著名的时间管理专家柯维，被称为“效率专家”。他提倡保持办公桌干净整齐。他认为只有手头上现在必须做的工作或计划才有资格放在桌面上，其他的一些东西都应当被清理掉。其中包括还没有归格的文件、书籍、个人资料、文具，以及其他可以清理掉或放到别处的东西。 　　一个桌面不整齐的人，也时常被人们看成是没有组织能力的人。因为对于自己的办公桌都管理不好，那么对于一个部门、一个企业又如何能够管理得井井有条呢？ 　　为了能保持桌面的整齐，提高工作效率。专家们提出以下建议： 　　(1)便利原则。首先问自己两个问题：每天、每周、每月、每年都用到些什么东西？什么东西从来不用？这些问题的答案能帮助你知道各种需要的东西如何摆放。 　　一般来说，每天要用的文件应该放在最近的地方，伸手可及，例如抽屉里。 　　每月或每年要用的文件则不应该放在办公桌上，而放在档案柜或储存箱中。 　　办公桌的档案夹中不能放些从来不看、没有保存价值的信件，如果实在用不着，就把它处理掉。 　　(2)准备一个“建档中”的档案。当你把文件放入档案中时，会碰到一些无法决定放在哪一个档案中的文件。那么建立一个“建档中”档案，贮存这些文件，以便于你能迅速地将文件找出来。 　　(3)准备一个“待办”档案。如果你手头所需的文件较多，看完之后又放回档案中，不利于工作的话，也不要将所有的文件堆积在桌面上，而是可以把它们放在最靠近你的地方，例如抽屉里，并将这些文件归入“待办”档案夹中，以表明现在正要用的文件，用完后，就可以放入档案中。 　　(4)定期整理档案。一段时间过后，你的档案夹里可能会塞满了东西，那么就花一两个小时整理一下，这样会大大地提高你下一段时间的工作效率。 　　在整理中将原来认为重要而现在已无用处的东西丢掉，你会有一种解脱的感觉。而且看到整理过后的档案、册目异常清楚，也一定会让你对办公室产生一种新的感觉。 　　清理办公桌可以由以下几个步骤进行： 　　①专门挪出时间，处理眼前的问题；②清理桌面；③如果杂物的确很少的话，可以分阶段清理。比如先清理桌面，再清理每个抽屉；④清理掉不要的东西；⑤把不是很重要的东西集中到办公室的角落里；⑥把零散的文件分类收集在档案夹里。 　　在整理文件和办公室物品时，注意对它们加以仔细分析，看是否有保存的必要。如果不必要的话，应立即清除。如果无法确定是不是应该丢弃的话，可以集中收集到不常动用的地方，然后做一个记录，每隔一段时间加以处理。 　　4．垃圾桶的妙用

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　　垃圾桶在办公室中，主要是装废纸。及时清除办公室中的废纸，会使办公室显得清洁整齐。在选择垃圾桶时，可以选择一些足够大的装载方便的垃圾桶，使你在扔废纸时会有毫不犹豫的感受。 　　垃圾桶摆放的位置也应当是在你办公时，比较随手就能扔弃废纸的地方，例如桌子旁边。有些人喜欢把垃圾桶放在门的背后，认为这样比较雅观。可是这样做的话，就会给你扔废纸带来麻烦，在你想扔掉某些拿不定主意是扔还是不扔的东西的时候，你可能会因为怕麻烦，把这些东西暂时搁置下来，造成大量的文件堆积，从而影响办公室的整体形象。 　　5．办公室的省时技巧 　　办公室的主要部位——办公桌应当是清洁有序的。但是在绝大多数的企业经理人士中，都犯有办公桌堆积文件的毛病。 　　“通用电话”前总裁拉夫·柯迪纳曾经举出桌面上不宜摆放大量文件的理由，他说：“当我在接待一位已经约好的访客时，我希望对方专心注意我的谈话内容，不要分心。这是我要求必须随时保持桌面清爽的另一个理由。” 　　美国著名的时间管理专家艾力克·麦肯锡一直强调办公桌的整理。他把那些在办公桌上堆积文件的企业经理们称作是“办公桌堆积症候群”。他们以为只有这样做才会使自己不会忘记要做的工作。而事实上，这样只会使事情变得更糟，麦肯锡提出了解决这一问题的三项工作法则： 　　（1）将桌面及桌子内部一切现在不需要用的东西都清除出办公桌。 　　（2）将有用的文件、资料、信函等按不同的类别，放入档案夹中，存入书架或书柜中，没有用的部分就要坚决扔掉。 　　（3）对于刊物的整理，可分为必读和可读两种，分别存放，把那些有一定可读性但参考价值不大的刊物，尽量丢弃。 　　对于整个办公室的设计，除了办公桌以外都要讲究时效性。文件办公用具摆放有序，可以随时找到所需要的东西。 　　来自美国的畅销书《时间的力量》一书的作者查理·霍伯斯，也是一位时间管理专家，霍伯斯提出了三项技巧来整理办公室： 　　①专门挪出一点时间用来清理办公桌、办公用具，以及其他的随属物。为了能够使整个办公室的东西摆放有序，必须隔一段时间进行一次办公室的整理，使各种物品归入原有的位置。例如将纸夹、钉书器、剪刀放入常用的地方。②整理文件时，可以将文件分为三个等级，A级、B级和C级。A级文件必须立刻进行处理；B级文件可以稍微缓和一些，慢慢处理；C级文件留待有空的时候再拿出来看。③整理办公室时，不要将办公室整理成一个严紧而空洞的房间，毫无情趣，枯燥无味，除了文件和办公用具之外，别无其他。在这样的环境中，你的工作效率也不会太高。摆上一盆热带盆景或者挂上一幅油画，会使整个房间有一丝生机和活力，让人更容易感受到自己与人文精神的结合。 　　当然，除此之外，你还可以拥有一张可以令人感到舒适的沙发，以及一只足够大的垃圾桶等，沙发可以供来访的客人或前来与你交谈的同事们使用。而一只大的垃圾桶可以省去打扫废纸，减少时间的浪费。 　　6．没有办公桌的办公室 　　办公桌是办公室的核心，这是一般人的思维定势。然而办公室中也可以不要办公桌，摆脱办公桌的束缚。一些企业主管曾抱怨说：“走进办公室，便只能伏在办公桌旁边，一整天的工作促使我不能离开办公桌，我真的有些讨厌办公桌了。” 　　在新时代的办公室中，办公桌不是非要不可的。在美国有越来越多的企业主管们就放弃了他们的个人办公桌。他们的理由是：“如果没有地方可供存收文件，你就会更快速地完成工作。” 　　著名的企业管理者罗伦斯·艾普提出了“无办公桌办公室”的概念。他说：“我自己并不保留任何档案或文件，我的助理负责把必须注意的工作事项转交给我。如果是接到新的工作，我会立即处理；如果是实在无法立刻处理的事，我会记下工作重点，并将这些工作重点交代给其他工作人员，让他们就这些工作重点进行讨论或收集资料。在他们得出结论或收集到足够资料后，我再进行衡量，并做出结论。无论如何，我是不愿受到办公桌上各种文件的纠缠的。”

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　　人们只是停留在办公必须得在办公桌前才能进行的观念上。事实上，当没有办公桌时，会带来很多意想不到的好处： 　　(1)提高工作效率。没有办公桌，没有堆积文件的地方，也就没有了将工作往后拖的余地。一有工作，就必须马上去处理。 　　哥伦比亚广播公司的路易斯·都斯曼说道：“如果公司加盖新的办公室，我总是会自问：‘我需要办公桌的理由是什么？答案是没有理由。’” 　　对于一些工作来说，并不是只有在办公桌上才能完成的，例如邮件的签名、开讨论会、打电话等。如果仅是这样性质的工作，就没有必要用办公桌。可以改为一张咖啡桌或茶几，在咖啡桌或茶几前就可以将这些工作处理完，而这样一来，可以留下更多的时间去观察、思考和下达指令。 　　(2)活跃办公室气氛。许多企业主管使用办公桌的一个潜在因素在于，可以借此突显个人的地位。坐在办公桌前的人总认为自己要比办公桌那一边的地位要高，更有权威，这种地位的差异就是通过这张办公桌来区分。 　　在传统的办公室中，这种局面只能使交谈的双方无法放松。然而在没有办公桌的情况下，一切都不一样了。办公室的气氛就立刻活跃起来，交谈时会很轻松。 　　在办公室的设计中，也可以采取比较有个性化的装饰，比如浅色调的墙面、一张舒适的沙发、一个别具特色的写字板等等，将弥漫在办公室中的那种浓浓的商业气息舒缓、冲淡。在这种场合中，会减轻办公的压力。前来交谈的来客也会受到情绪的感染，使整个谈话轻松自然。 　　(3)转移工作重心。没有办公桌的办公室，使企业主管人员摆脱了埋头于文件堆的办公模式，从而有了更多的时间了解实际的工作情况。如通过四处走动、深入观察，可以及时了解各种实际情况；还可以加强与同事之间的联系，与同事交谈讨论的效率增加，也加快了会谈的速度。 　　各种文件的处理，如信件、备忘录、各种报表都可以让秘书保存。每天将需要用的信件、备忘录和报表由秘书送过来，做完决定，处理完事务之后，再送给秘书保存。 　　如此一来，将企业主管的办公重心由传统的处理文件型变成了实际操作型。改变了办公只能在办公桌前进行的办公模式，这也不仅是形式上的变化，事实上是办公高效率化的需要。每位企业主管的决定和任务的下达，都必须要与实际工作紧密结合，与同事们反复讨论。而不是坐在办公室内，凭借一堆文件，便做出空洞的决定，或下达无法实施的任务。 　　7．TIME法处理信件 　　处理信件，是办公室中的主要工作之一。联系业务、沟通信息、顾客反馈等，都需要通过信件。在处理信件时，最好是一次性读完当天所有信件，并且回复所有必要回复的信件。 　　从时间管理的角度来看，在处理每封信件时，根据不同的信件，应当做如下处理。 　　（1）T(Throw away)：对于没有任何保留意义、不重要的信，可以当机立断地扔弃。 　　（2）I(Important)：一些意义重大的信件，以及需要回复的信件，可以在备忘录中列出来，并将要回复的内容大致理出来，以免再重复看信的内容。 　　（3）M(Make)：在看信件的同时，产生了一些想法，可以在信件旁边做一些注释，以便以后再看信件时，能迅速抓住重点，切中主题。 　　（4）E(Effective)：在处理信件时，讲求高效率，尽量采用省时的方法回复信件，比如用电话或传真机来回复。 　　在完成信件回复之后，要决定是否有保留原信件的必要。注意问自己：“留下可能会用上吗？”而不要对自己说：“没准哪儿能用得上！”这样的话，因为一些可用可不用的信件将会塞满你的档案夹，影响你的效率。 　　提防“时间杀手” 　　1．工作中的有形“时间杀手” 　　在工作中，暗藏了许多的“时间杀手”，它会吞掉宝贵时间，犹如剥夺了人生命的一部分。“时间杀手”又可分为有形的和无形的两种。有形的“时间杀手”是指明明知道是浪费时间的事情，却又不得不做，或者是迫于无奈地去做。

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　　有形的“时间杀手”可以大致包括以下几种情况： 　　(1)接听电话。电话铃响了，是要去接的。即使是一位无关的人打来的无聊电话，也要给予应付。 　　(2)打出电话。虽然打出电话的主动权在自己，也不能保证每一位接听者是一位省时的同仁，有可能碰上一位“长舌”的人。 　　(3)外人打扰。没有预约的不速之客来访，不得不应酬；同事之间的聊天，被有些人认为是增进感情，但也浪费了不少时间。 　　(4)过多会议。一些领导总爱在会议上长篇大论，凡事都要用会议的形式来传达，而忽略了通知的作用。讨论会也并非每位员工都能按时到场，发言时也未必都会积极踊跃，结论也未必能迅速地做出，无形当中将会议的时间延长了。 　　(5)人际关系沟通不顺。办公室内的诸位同事如果人际关系处理不好，相互误会猜疑，必定会在工作中出现延误、不协调、不合作等问题。 　　(6)官僚作风。官僚作风起源于国营机关单位内，但是也散布到了一些企业性单位中。事情不分大小，层层请求汇报，等候上级的批示。一些企业主要领导也自认为官，乐得助长官僚作风，显示出自己的权威，导致办事不利，拖延严重，使时间大大地浪费了。 　　(7)与人共事。老板如果能找一个办事利索、高效率的人一起共事，将会大有益处。可如果遇上另一种人，就会令人头痛。 　　比如，没有时间观念，做事磨磨蹭蹭、懒散、依赖性强等，在与这些人共事时，只会拖延老板的时间，不是事半功倍的效率，而是事倍功半的结果。 　　(8)资源不足。资源包括人力、物力和财力等方面。只有在人力资源、物力资源、财力资源都充足的情况下，才能创造出佳绩，缺少任何一方都不行，如果出现资源的缺乏，那么只能将工作停下，等资源充足时再去完成，这就造成时间的空当，浪费了时间资源。 　　(9)资源过多。资源不足会导致时间的浪费，那么资源过多的时候，也同样会使时间浪费。人员过多、物力过剩、财力过足，就会使人的惰性滋长，缺乏干劲，就如“一个和尚挑水喝，两个和尚抬水喝，三个和尚没水喝”的道理一样。资源过多同样会使时间失效。 　　(10)处理过多的文件和信件。办公桌上永远看不完的文件，各类报刊、杂志以及来往的信件，要逐一看完并回复信件，是一件很难的事情。 　　2．无形的“时间杀手” 　　无形的“时间杀手”是指在我们没有意识到的情况下掠去时间的因素。 　　无形的“时间杀手”也在办公室中是常见到的，主要有以下几种情形： 　　(1)没有工作计划。没有确定好目标，没有制定出策略和程序，即使是有了行动，也只能是没有意义的行动，到头来只是空忙一场，白白浪费时间。 　　(2)不分轻重缓急。事情不分轻重缓急，拿起来就做，只能成为一个干活的工具，机械地工作。要主动地去安排各项工作，合理的将时间分配于多项工作中。 　　不考虑事情的轻重缓急，将导致本末倒置，将时间白白耗费在一些无关紧要的事情上，就成就不了伟大的事业。 　　(3)过分注重细枝末节。注意细节、追求完美，当然很好，但是如果过于注重细枝末节而放弃大的、重要的事情，必然成不了大事。 　　(4)优柔寡断。有些老板性格懦弱、优柔寡断、犹豫不决。在面临选择时，总是思前想后，考虑出若干后果，生怕会考虑不周，造成恶果。 　　周全的考虑是必要的，但是对一件事情过于多虑，只能是浪费时间，贻误时机。 　　(5)不会说“不”。有些老板天生一副菩萨心肠，好人缘，从不得罪别人，或令别人不快。对于别人的请求或要求，从来就不拒绝，为了别人的事情而终日忙碌，结果只是把自己的时间奉献给了别人，对自己的事情却只能一拖再拖。对老板来说，这是不可取的。 　　(6)习惯性拖延。对一些不感兴趣、不懂如何去做，以及担心做不好的工作，一些老板会选择尽量往后拖。这样只能使简单的工作变复杂了，事情到了非做不可的时候，再去做它，就要返工，岂不是白费光阴。